AIのエクセル活用｜関数・マクロ・Copilotの使い方と業務例

AIに任せやすいExcel作業は5つ

AIのエクセル活用とは、Copilot in ExcelやChatGPTなどの生成AIに、やりたいことを日本語で伝えて、数式やコード、集計の結果を返してもらうことです。任せやすい作業は、次の5つに分けられます。

関数やマクロを自分で書く場合との違い

これまでは、やりたい処理に合う関数を調べ、引数の意味を覚え、試しながら数式を組み立てる必要がありました。AIを活用すると、この「調べて組み立てる」部分を日本語の依頼に置き換えられます。

表のとおり、AIを活用しても確かめる作業はなくなりません。誤りの起き方が変わるため、確かめ方も変える必要があります。具体的な手順はAIが出した数式と数値の確かめ方で紹介します。

前提・確認・判断は人の仕事として残る

AIは自社の業務のルールを知りません。「この取引先だけ締め日が違う」「この列の空白は0ではなく未入力」といった前提は、伝えなければ数式に入りません。また、見た目は整っていても中身が違う答えを返すことがあります。

そのため、業務の前提を伝えること、結果が正しいかを確かめること、数字を見て次に何をするかを決めることの3つは、人が持ちます。作業はAIに任せ、前提と確認と判断は人が持つ、という分け方が、エクセルのAI活用の基本です。

詳しい人に頼らず進められるのが一番の利点

AI活用でいちばん大きいのは、関数やVBAに詳しくない担当者でも、自分で作業を進められるようになることです。調べながら試す時間が減り、詳しい人に頼んで待つ時間もなくなります。

前の担当者が作った長い数式や、説明のないマクロを読み解けるのも利点です。社内でブラックボックスになりがちなブックの中身を、日本語で説明してもらえます。どれだけ時間が減るかの出し方は、削減できる時間の試算のしかたで紹介します。

Copilot in Excel｜ブックの中で頼める

Copilot in Excelは、Excelの中で動くAIです。開いているブックを読み、ワークシートの編集、データと数式の作成、グラフ・ピボットテーブル・図形の作成、データからの分析情報の抽出、並べ替えや絞り込みなどを、ブックの中で進めてくれます。Webの検索で集めたデータや、ほかのブックからのデータの取り込みも頼めます（出典：Microsoft サポート「Excel の Copilot の使用を開始する」）。ファイルをほかのサービスに上げなくてよい点が、ほかの方法との大きな違いです。必要な契約と使い方は、Copilot in Excelでできることと使い方で説明します。

ChatGPT・Claude・Gemini｜データを渡さずに数式を作れる

ブラウザやアプリで使う対話型AIに、表の構造を伝えて数式やマクロを作ってもらう方法です。列の見出しと条件だけを伝えれば、実際のデータを渡さずに頼めるため、社内のデータを外に出したくない場合にも使いやすい方法です。ファイルを添付して集計やグラフを頼める機能もありますが、対応するファイルの形式や上限はサービスとプランで違うため、各公式ページで確かめてください。

返ってきた数式やコードは、自分でExcelに貼り付けて動かします。集計の結果をもとに報告文やメールを書くところまで続けて頼めるのも便利な点です。ツールそのものの違いは ChatGPT・Claude・Gemini比較｜主要生成AIの選び方 で詳しく比べています。

「データの分析」｜Microsoft 365のExcelに入っている分析機能

Microsoft 365のExcelには、Copilotとは別に「データの分析」という機能があります。データの範囲のセルを選び、ホームタブの「データの分析」を押すと、データの傾向やパターンを表・グラフ・ピボットテーブルの形で示してくれます。上部の欄に、知りたいことを言葉で入力して聞くこともできます。

Microsoftの案内では、Microsoft 365のサブスクライバーが日本語を含む6つの言語で使えます。150万セルを超えるデータには対応しておらず、見出しは各列で重複せず空白のない1行にすること、2行の見出しや結合したセルは避けることが求められます。古い.xls形式の互換モードでは動かないため、.xlsxなどの形式で保存します（出典：Microsoft サポート「Excel でのデータ分析」）。

Python in Excel｜統計の処理をセルの中で動かす

Python in Excelは、Excelのセルの中でPythonのコードを動かせる機能です。数式タブの「Pythonの挿入」を選ぶか、セルに「=PY」と入力して使い、セルや範囲は xl("A1:C10") のように参照します（出典：Microsoft サポート「Python in Excel の概要」）。関数では書きにくい統計の処理や、細かいグラフづくりに向いています。

法人向けでは、Windows版は現在のチャネルのバージョン2408以降（チャネルによって対象のバージョンが違います）、Mac版は16.96以降、Web版のExcelで使えます。iPad・iPhone・Android版では使えません（出典：Microsoft サポート「Python in Excel の可用性」）。Pythonのコードも、対話型AIに頼めば作ってもらえます。

ChatGPT for Excel｜ChatGPTをExcelの画面の中で使う

OpenAIは、ChatGPTをExcelやGoogle スプレッドシートの画面の中で使うアドイン「ChatGPT for Excel」を案内しています。ブラウザとExcelを行き来せずに、開いているブックについて質問したり、数式や表づくりを頼んだりできます。

対象のプラン、対応するExcelの版、できることの範囲は更新が続いているため、入れる前にOpenAI ヘルプセンター「ChatGPT for Excel and Google Sheets」で確かめてください。アドインのストアには名前の似た他社製のアドインもあるため、提供元がOpenAIかどうかも入れる前に見ておきましょう。会社で使う場合は、アドインの導入を管理者が許可しているか、会社が認めたChatGPTのプランのアカウントでサインインするかも先に決めておきます。

Claude for Excel｜セルの場所を示しながら答える

Anthropic社のClaude for Excelは、ブックについての質問にセルの場所を示しながら答える、数式のつながりを保ったまま前提の数字を変える、エラーの原因を調べる、並べ替えや条件付き書式、ピボットテーブルの編集をする、といった作業ができるアドインです。Claudeの有料プラン（Pro・Max・Team・Enterprise）で使え、Web版、Microsoft 365のWindows版、Mac版のExcelに対応しています。一方で、マクロ・VBAの操作には対応していません（出典：Claude ドキュメント「Use Claude for Excel」）。

引き継いだ複雑なブックの数字が、どのセルからどう計算されているのかをたどりたいときに向いています。既にあるデータを上書きする前には警告が出る仕組みです。会社で使う場合は、管理者がMicrosoft 365 管理センターからまとめて配布する方法も案内されています。

Excel Labs｜試験的な機能を先に試す

Excel Labsは、Microsoft Garageの試験的なプロジェクトとして公開されているExcelのアドインです。数式やLAMBDA関数を書きやすくする「Advanced formula environment」や、セルから生成AIにプロンプトを送るLABS.GENERATIVEAI関数などが入っています（出典：Microsoft「Excel Labs, a Microsoft Garage project」）。

試験的な取り組みのため、中身は変わっていく前提で考えておきましょう。毎日の業務でそのまま使う仕組みにはせず、新しい機能を先に試す場として使うのが向いています。

Power AutomateとOffice Scripts｜Excelを開かずに処理を動かす

Power Automateは、決まった時刻や出来事をきっかけに処理を動かす自動化ツールです。ExcelのOffice ScriptsはPower Automateから動かせるため、Excelを開かずにブックを更新できます。一方、VBAのマクロにはPower Automateのコネクタがありません（出典：Microsoft Learn「Office スクリプトと VBA マクロの違い」）。メールで届いたファイルを毎朝集計するような、Excelの外とつながる作業に向いています。Office Scriptsのコードも、対話型AIに頼めば作ってもらえます。

Google スプレッドシートならGeminiとAI関数

社内でGoogle Workspaceを使っているなら、Google スプレッドシートの中でGeminiを使えます。Google Workspaceの料金ページでは、スプレッドシートの中のGeminiはBusiness Standard以上のプランで使え、Business Starterでは対応していないと示されています（出典：Google Workspace「料金プラン」）。マクロを頼むときは、VBAではなくGoogle Apps Script（GAS）で書いてもらいます。

スプレッドシートには、セルに「=AI(“プロンプト”, 範囲)」と入れて、文章の生成や要約、分類をさせるAI関数もあります。Googleのヘルプでは、IF関数などほかの関数の中には入れられないこと、答えは文字だけであること、スプレッドシート全体やドライブのほかのファイルは読めないことが示されています。使える対象のプランも、同じヘルプで確かめてください（出典：Google ドキュメント エディタ ヘルプ「Google スプレッドシートで AI 関数を使用する」）。

方法ごとの向き不向きを比較表で確かめる

ここまでの活用の方法を、向いている場面で並べると次のようになります。

迷ったときは、ツールを新しく契約する前に、社内ですでに契約しているサービスのAIから試すのが、いちばん早く活用を始められる方法です。

アドインや外部ツールを選ぶときの5つの観点

ここで取り上げたほかにも、数式やVBAのコードづくりに絞ったWebサービスや、Excelに入れるAIのアドインは数多くあります。便利そうに見えても、会社のデータを扱う以上、機能より先に次の5つを確かめてから選びましょう。

とくにブックを直接書き換えるアドインは、手元のファイルの中身をそのまま読みます。社内で使ってよいツールの一覧を作り、一覧にないツールは管理者に相談してから入れる、という流れにしておくと安心です。

作りたい処理は「版・列・条件・出す場所」で伝える

数式を頼むときは、次の4つを書きます。1つ目は使っているソフトと版（Microsoft 365のExcel、Excel 2019、Google スプレッドシートなど）、2つ目は列の中身（A列は受注日、B列は担当者など）、3つ目は条件、4つ目は結果を出すセルと形です。

版を伝えるのは、XLOOKUPやUNIQUEのように、古い版のExcelでは使えない関数があるためです。たとえば「在庫を計算して」ではなく、「Microsoft 365のExcelです。B列が入庫数、C列が出庫数です。D列に在庫数を出し、0未満なら『要発注』と表示する数式を作ってください」と頼みます。数式と一緒に、それぞれの部分の意味も説明してもらうと、あとで直すときに困りません。

IF・SUMIFS・XLOOKUPなど場面別の依頼例

よく使う関数を、頼み方と返ってくる数式の例で整理します。シート名や列は、自社の表に合わせて読み替えてください。

VLOOKUPの「FALSE」は、完全に一致する値だけを探す指定です。これを付け忘れると、近い値を拾って誤った単価を返すことがあります。AIが作った数式でも、こうした引数の指定は自分の目で確かめましょう。

引き継いだ長い数式を読み解いてもらう

引き継いだブックの長い数式は、AIに貼り付けて「何をしているか、処理の順番に沿って説明してください」と頼みます。どのセルを参照しているか、どんな条件で分かれているかを、日本語で説明してくれます。

あわせて「もっと短く書ける場合は、書き直した数式も示してください」と頼むと、次の担当者が読みやすい形にできます。書き直した数式は、元の数式と同じ結果になるかを、何行かで比べてから入れ替えます。

#N/Aや#VALUE!が出たときの聞き方

#N/A、#VALUE!、#REF!などのエラーが出たら、数式、エラーの表示、参照しているセルの中身の3つをAIに伝えて、原因と直し方を聞きます。検索する値の前後に空白が入っている、数字が文字列として入っている、参照していた列を削除した、など見た目では気づきにくい原因も挙げてくれます。

原因が1つに絞れないときは、「考えられる原因を可能性の高い順に挙げ、それぞれの確かめ方を教えてください」と頼むと、自分で切り分けやすくなります。

コードは「対象・処理・出力」に例外の扱いを添えて頼む

マクロを頼むときは、どのファイル・シート・範囲を対象に、どんな処理をして、結果をどこに出すかを書きます。あわせて、元のファイルを変えてよいか、データがない行はどう扱うか、途中でエラーが出たらどうするかも伝えておくと、直す往復が減ります。

最後に「処理した件数をメッセージで表示してください」と書き足しておくと、元のデータの件数と比べて、取りこぼしがないかをすぐ確かめられます。

実行前のバックアップと動作確認

マクロは一度動かすとデータを書き換え、元に戻す操作で戻せないことがあります。必ずファイルのコピーを取り、少ない件数のテスト用データで動かしてから本番で使いましょう。動かす前には、AIに「このコードの中に、ファイルの削除や上書き保存をする処理はありますか」と聞いて確かめます。

エラーが出たら、エラーの番号とメッセージ、黄色く表示された止まった行、そのとき開いていたファイルとシートをAIに伝えて直してもらいます。「動きません」だけでは、AIは原因を推測で答えるしかありません。エラーは出ないのに結果が違う場合は、「期待した結果」と「実際の結果」を数行ずつ並べて伝えます。直したコードは、またテスト用データで試してから使います。テスト用ファイルでの試し方は、マクロをテスト用ファイルで試す手順で詳しく紹介します。

VBAを知らない人がつまずきやすい点

AIからコードを受け取っても、貼り付ける場所や保存の形式で止まる人は少なくありません。初めてのときにつまずきやすいのは、次の4つです。

作ったマクロは、何をするものか、どのファイルを読み、何を書き換えるかを手順書に残しておきましょう。作った人が異動しても、次の担当者が安心して使えます。社外から届いたマクロ付きのファイルは、中身がわからないまま有効にしないことも大切です。

マクロの経験がない人が最初に試す作業

初めてのマクロは、元のデータを消さず、結果を目で確かめやすい作業から選ぶと安心です。次の3つは失敗しても元に戻しやすく、結果もその場で確かめられます。

この3つで手順に慣れてから、複数のファイルを突き合わせる作業のように元のデータを書き換えるものへ進むと、事故が起きにくくなります。マクロが1つ増えるたびに手順書へ足していくと、担当が替わっても回ります。

Web版で動かすならOffice Scripts

Office Scriptsは、ExcelでJavaScriptを使って作業を自動にする仕組みです。VBAとの主な違いは、Microsoftの資料で次のように整理されています（出典：Microsoft Learn「Office スクリプトと VBA マクロの違い」）。

パソコンのExcelで、手元のファイルやフォルダをまとめて扱うならVBA、Web版のExcelで共有のブックを毎日決まった時刻に動かすならOffice Scripts、という分け方がわかりやすいでしょう。

なお、毎月届くCSVや複数のシートを同じ手順で取り込んで整えたいだけなら、マクロを書かずにPower Queryで足りることがあります。Power Queryは、データへの接続・変換・結合・読み込みの4つの段で取り込みの手順を組み立てる機能で、Windows版・Mac版・Web版のExcelで使え、CSV・TXT・JSON・XML・SQL Serverなどから取り込めます（出典：Microsoft サポート「Excel の Power Query について」）。手順そのものをAIに聞けば、画面の操作の順に教えてもらえます。AIに頼むときは、VBA・Office Scripts・Power Queryのどれで進めてほしいかを最初に伝えます。

使える契約と端末

Microsoftの案内では、Copilot in Excelは次のいずれかのサブスクリプションで使えます（出典：Microsoft サポート「Excel の Copilot に関してよく寄せられる質問」）。

有料のアドオンの料金は、有料のアドオンにかかる費用の目安にまとめています。なお、Microsoftは「Microsoft 365 Copilot」を「Microsoft Copilot」に名前を変えており、移行の期間は古い名前の表示も残ると案内しています（出典：Microsoft Learn「Microsoft Copilot のデータ、プライバシー、セキュリティ」）。

使える端末は、Windows・Mac・Web・iPad・iPhone・Android版のExcelです。ファイルはExcel ブック（.xlsx）などの新しい形式で保存しておきます。日本語を含む40以上の言語のプロンプトに対応しているため、指示は日本語で書けます。ただしMicrosoftは、Copilotが主に英語の情報で学習しているため、英語以外の言語では精度が下がることがあると案内しています（出典：Microsoft サポート）。

起動までの4ステップ

起動そのものは、Excelの右下にあるCopilotのアイコンを選ぶだけです（出典：Microsoft サポート）。うまく使うために、起動の前後で次の順に準備しておきましょう。

編集・計画・チャットの3つのモード

Copilot in Excelには3つのモードがあります。編集モードは、データの整形やシートのまとめなど、いくつもの手順がある作業をブックの上で進めます。計画モードは、すぐに作業を始めず、進め方の計画を先に示します。チャットモードは、ブックを変えずにデータを分析し、答えだけを返します（出典：Microsoft サポート）。

3つのモードはWindows・Mac・Web版で使えます。iPadではチャットモードと計画モードが使え、iPadとiPhoneの編集モードは順に提供が広がっているところです。iPhoneとAndroidではチャットモードが使えます（出典：Microsoft サポート）。大事なブックで初めて頼むときは、チャットモードか計画モードで中身を確かめてから、編集モードに切り替えると安心です。

エージェントモードで資料づくりまで任せる

Microsoftは、Word・Excel・PowerPointのCopilotの中で内容を作り、その場で編集するエージェントとして「エージェント モード」を案内しています。財務のレポートのように、いくつもの手順を重ねて仕上げる資料づくりを、言葉で頼んで進められる機能です（出典：Microsoft Support「Get started with Agent Mode in Word, Excel, and PowerPoint」）。Excel Labsにも、Frontierプログラム向けの機能として入っていますが、こちらは今のところWeb版のExcelだけで、指示は英語のみの対応です（出典：Microsoft「Excel Labs, a Microsoft Garage project」）。

一度に多くのセルやシートを書き換えるため、使うときはブックのコピーで試し、仕上がった表の件数と合計を元のデータと比べてから使いましょう。使える契約や端末は提供が進むにつれて変わるため、自社の環境で使えるかは管理者に確かめます。

表の集計・グラフ作成・列の追加を頼む

データについて頼むときは、見たい切り口と期間をはっきり書きます。「このデータを要約して」ではなく、「2026年4月から9月の売上を、月別・商品カテゴリ別にまとめてください。前の月から大きく変わったカテゴリがあれば、考えられる理由も挙げてください」と頼みます。理由は仮説として受け取り、現場の事情と照らし合わせてから使います。

数式の列を足したいときは、計算の中身と出す場所を伝えます。「単価の列と数量の列を掛けた金額の列を、数量の右に足してください」のように頼むと、数式を入れた列を作ってくれます。グラフは、「担当者別の売上の推移がわかるグラフを作ってください」のように、推移なのか内訳なのか比較なのかを言葉にして頼むと、選び方が安定します。

数式の意味を説明してもらう

チャットモードはブックを変えずに答えを返すため、引き継いだブックの中身を聞く活用に向いています。「F列の数式が何を計算しているかを、参照しているセルと一緒に説明してください」「このシートの合計がどの列から計算されているかを教えてください」のように頼みます。

説明を受けたら、手順書や表の欄外に書き残しておくと、次の担当者も同じ説明を読めます。説明の中身が正しいかは、説明に出てきたセルを実際に開いて確かめましょう。

COPILOT関数は2026年9月14日で終了

セルに「=COPILOT(…)」と入れてAIの答えを返すCOPILOT関数は、プレビューの機能として、FrontierプログラムとMicrosoft 365 Insiderプログラムでだけ提供されていました。Microsoftは、2026年9月14日以降はExcelでCOPILOT関数を使えなくなると案内しています（出典：Microsoft サポート「COPILOT 関数」）。

計算済みの結果はセルに値として残りますが、そのセルを再計算すると関数が認識されず#NAME?エラーを返します。COPILOT関数を使ったブックが社内に残っている場合は、結果を値に置き換えて残すか、Copilotの画面での作業に置き換えておきましょう。手順書に関数の使い方を書いている場合は、あわせて直しておきます。

Copilotが出ない・動かないときの確認点

Microsoftは、Copilotが表示されない場合、サブスクリプションに含まれていないか、組織の設定で使えなくなっている可能性があると案内しています（出典：Microsoft サポート）。組織の管理者が、コンテンツを分析するコネクテッド エクスペリエンスをオフにしている場合も、ExcelでCopilotの機能を使えなくなります（出典：Microsoft Learn）。

分析の前に、表の形を整える

AIの答えの質は、渡すExcelの表の形で大きく変わります。分析を頼む前に、次の形に整えておきましょう。

紙・画像・PDFの表を取り込む

紙の伝票や、PDFで届いた明細をExcelに打ち直す作業も、AIで短くできる場合があります。画像やPDFを読み取れる対話型AIに渡し、「この表を、日付・取引先・金額の3列の表にしてください」と頼む方法です。対応するファイルの形式はツールとプランで違うため、各公式ページで確かめてください。

読み取りの結果には、数字の読み違いや行のずれが起こりえます。取り込んだあとは、行の数と合計の金額を元の書類と比べてから使いましょう。個人情報が載った書類は、社内のルールで認められたツールだけで扱います。

ピボットテーブルは「見たい軸」から伝える

「月別・担当者別の売上の推移を見たい」と伝えると、AIはピボットテーブルの行・列・値に何を置くかを提案します。Copilot in Excelなら、ピボットテーブルをそのままブックに作ってもらえます。

集計ができたら、ピボットテーブルの総計が元のデータの合計と合っているかを確かめます。抜けている月や担当者がいないかも見ておきましょう。

グラフは「推移・比較・内訳」のどれかを先に決める

推移を見るなら折れ線、項目どうしを比べるなら棒、内訳を見るなら積み上げ棒、というように、伝えたいことに合うグラフをAIに選んでもらえます。報告に使うグラフは、「縦軸の単位を千円にしてください」「目標の線を足してください」のように、見せ方まで指定すると、そのまま使える形に近づきます。

売上予測と在庫のシミュレーション

過去の売上から先の数字を見通したいときは、ExcelのFORECAST.LINEARなどの関数や、Python in Excelでの予測の処理を、AIに作ってもらう方法があります。「過去24か月の月別の売上から、次の3か月の見込みを出す数式を作ってください。季節による波があることも考えてください」のように頼みます。

在庫の量を決めるような計算は、Excelのソルバーの設定をAIに聞きながら進める活用もできます。予測は過去のデータの延長でしかないため、キャンペーンや取引先の変化など、データに表れない事情は人が補います。

傾向は根拠の数字とセットで受け取る

集計やグラフができたら、「このデータから読み取れることを3つ、根拠になる数字と一緒に挙げてください」「目立つ外れ値があれば、どの行かを示してください」と頼みます。根拠の数字を必ず添えてもらうと、AIの言うことが本当かを確かめやすくなります。

AIは数字の動きを説明できても、その裏にある事情までは知りません。売上が落ちた理由が季節のためか、担当の交代のためかは、現場を知る人にしかわかりません。AIの出した傾向は仮説として受け取り、判断に使う前に人が裏付けを取りましょう。

経理｜仕訳データの集計と請求書・入金の突き合わせ

会計の数字は、1円の誤りでも問題になります。端数の処理（切り捨てか四捨五入か）を最初に伝え、結果は会計ソフトの数字と照らし合わせてから使いましょう。

営業｜売上データの集計と失注の振り返り

顧客リストの表記ゆれや重複は、営業の集計を狂わせるよくある原因です。集計の前に、表記ゆれと重複の整理で乱れを直しておきましょう。

人事・総務｜勤怠の集計と名簿の整理

人事のデータには、氏名や給与などの個人情報が多く含まれます。数式やマクロを作るだけなら、列の見出しとダミーのデータで頼み、本物のデータは社内のファイルの中だけで扱いましょう。

マーケティング｜アンケートと広告データの集計

広告の管理画面から書き出したデータは、媒体によって列の名前や指標の定義が違います。まとめる前に「どの列とどの列が同じ意味か」をAIに対応表にしてもらい、定義の違いは人が確かめてから合わせましょう。自由記述の分類は、分類の名前と例を先に決めて渡すと、件数がぶれにくくなります。

在庫・購買｜発注点の管理と見積もりの比較

現場から届くファイルは、班や担当者によって列の並びや書き方が少しずつ違うことがよくあります。まとめるマクロを頼む前に、ひな形をそろえておくと、マクロが止まりにくくなります。ほかの会社のAI活用の進め方は、中小企業のAI導入事例でまとめています。

部署を問わず効く、表記ゆれと重複の整理

「株式会社」と「（株）」、全角と半角の混在、同じ取引先の重複、日付の書き方のばらつき。どの部署の表にも起きるこうした乱れは、集計の誤りのもとになります。データのクレンジングは、AI活用の効果をいちばん感じやすい作業です。

まず乱れの一覧と統一の案を出してもらい、どう直すかは人が決めてから、直す数式や手順を作ってもらうのが安全な順番です。

無料のAIでできること

ChatGPT・Claude・Geminiなどの対話型AIは、無料のプランでも、表の構造を伝えて数式やVBAのコードを作ってもらう、長い数式の意味を聞く、エラーの原因を聞く、といった活用を試せます。どれもExcelのデータを渡さずに頼めるため、最初の活用はここから始めるのが手軽です。

ただし、無料のプランは使える回数や機能に上限があり、入力したデータの扱いもプランによって違います。会社のデータを扱う場合は、会社が認めた法人向けのプランを使いましょう。各プランの上限やデータの扱いは、各社の公式ページで確かめてください。

Microsoft 365・Google Workspaceの契約で使える機能

社内ですでに契約しているサービスの中にも、使えるAIの機能があります。

出典：Microsoft サポート「Excel の Copilot に関してよく寄せられる質問」、Microsoft サポート「Excel でのデータ分析」、Google Workspace「料金プラン」。契約の種類や版によって使える機能が違うため、自社の契約で何が使えるかは管理者に確かめましょう。

有料のアドオンにかかる費用の目安

Excelの中でAIを活用するための主な有料プランの料金は、各社の公式ページで次のように示されています。

出典：Microsoft「Microsoft 365 Copilot」、Microsoft「Microsoft 365 Copilot Business」、Google Workspace「料金プラン」、Claude ドキュメント。料金は改定されることがあるため、契約の前に必ず公式ページで確かめてください。

伝えるべき4つの情報

とくに目的を一言添えると、AIが前提を取り違えにくくなります。下の例の［］の中を、自社の表に合わせて書き換えて使ってください。

伝わりにくい頼み方と伝わる頼み方を並べる

上の4つを入れた頼み方と、入れていない頼み方では、返ってくる答えが大きく変わります。同じ作業で並べると、その差がはっきりします。

伝わりにくい頼み方に共通するのは、列の場所、条件、出力の形のどれかが抜けていることです。頼む前にこの3つがそろっているかを見直すだけで、やり直しは大きく減ります。うまくいった頼み方を社内でそろえておくと、部署をまたいだ活用にも広げやすくなります。

関数とマクロの指示文の例

データ整理・集計・報告の指示文の例

うまくいかないときの直し方

1回で思った答えが返らなくても、やり直す必要はありません。次の順に直していくと、2回目、3回目で近づきます。

作らせたら、確かめる指示文もセットで送る

数式や表ができたら、最後に「元のデータの件数と合計、作った表の件数と合計を並べて示してください」と送りましょう。数字が合わなければ、どこで差が出たかをさらに聞けます。作らせる指示文と確かめる指示文は、いつも組にして使うのがおすすめです。うまくいった指示文は保存し、社内で使い回せるようにしておきます。

計算はExcelに任せ、AIには数式を作らせる

AIに「合計はいくつですか」と数字そのものを聞くと、もっともらしい誤った数字が返ることがあります。誤りを減らすには、AIには計算の答えではなく数式や手順を作らせ、計算はExcelにさせるのが近道です。数式ならセルの中で中身を確かめられ、データが変わっても同じ式で計算し直せます。

対話型AIに集計の結果を文章で出してもらった場合も、その数字はExcelで同じ集計をして突き合わせてから使います。AIの答えの数字は、Excelで出した数字と合ってはじめて使う、と決めておくと、誤った数字が報告に紛れ込みにくくなります。

関数の結果は「件数・合計・境目」で確かめる

関数の確かめ方は、全体の数を合わせることと、何件かを手で計算することの2つです。まず、元のデータの件数と合計を出し、AIが作った数式の結果と合っているかを見ます。次に、ふつうの行、条件の境目の行（ちょうど80点、月末の日付など）、空白やエラーを含む行を2〜3件ずつ選び、電卓や手で計算した結果と比べます。

誤りが出やすいのは、ふつうの行より境目の行です。「80以上」と「80より大きい」の違いや、月末の日付の扱いは、境目の値をわざと入れて試すと、AIの数式の誤りに早く気づけます。

マクロをテスト用ファイルで試す手順

社内で使い回せる確認項目の表

確かめる項目は、その都度考えるより、表にして社内で使い回すほうが漏れが出ません。次の表を、自社の作業に合わせて書き足して使ってください。

表には、確かめた日と確かめた人の欄も足しておくと、あとから「この数式はだれがいつ確かめたか」をたどれます。

機密情報・個人情報は、構造だけを渡す

Excelのファイルには、顧客の情報や売上、給与など、外に出せない情報が多く含まれます。Microsoftは、Microsoft Graph経由で扱うプロンプト・応答・データを、Copilotで使う基礎の大規模言語モデルの学習には使わないと説明しています（出典：Microsoft Learn「Microsoft Copilot のデータ、プライバシー、セキュリティ」）。ほかのツールでも、法人向けのプランか、入力したデータが学習に使われない設定になっているか、データがどのくらいの期間残るかを、使う前に確かめましょう。

数式やマクロを作ってもらうだけなら、実際のデータを渡す必要はありません。列の見出しと数件のダミーデータだけを渡し、できた数式やマクロを社内のファイルで動かすのが安全な活用のしかたです。社内ルールのひな形は 生成AIの情報漏洩対策｜原因・社内ルールのひな形・学習させない設定 にまとめています。

社外から届いたファイルに隠れた指示

AIがブックを読んで作業する活用では、ファイルの中に書かれた文が、AIへの指示として読まれてしまうおそれがあります。Anthropic社は、Claude for Excelを信頼できるファイルだけで使うよう案内しています。ダウンロードしたひな形や取引先から届いたファイルには、データを抜き出させたり書き換えさせたりする隠れた指示が入っていることがあり、危ない操作の前には確認を求める仕組みになっています（出典：Claude ドキュメント「Use Claude for Excel」）。

社外から届いたファイルをAIに編集させるときは、コピーで作業し、AIが確認を求めてきた操作は中身を読んでから許可しましょう。

版や端末によって使える機能が違う

同じExcelでも、版や端末で使える機能が違います。XLOOKUPやUNIQUEは古い版のExcelでは使えません。VBAはWeb版のExcelでは動かず、Copilotの編集モードは端末によって使えないことがあります。Claude for Excelは、Excel 2016・2019の買い切り版やボリュームライセンス版、iPad・Android版のExcelでは動きません（出典：Claude ドキュメント）。

社内で使っている版がそろっていない場合は、いちばん古い版でも動く数式を頼むか、ファイルを開く人の環境を最初にAIに伝えましょう。AIのツールは機能の追加や終了が早いため、手順書で使っている機能がいまも使えるかを、定期的に見直すことも大切です。

出力の権利と社内ルールを確かめる

Microsoftは、Copilotの出力の所有権を主張しないとしたうえで、出力が著作権で守られるかどうかの判断はしないと説明しています。生成AIは、ほかの利用者にも似た答えを返すことがあるためです（出典：Microsoft Learn）。AIが作った数式やマクロを社外に納める資料や製品に入れる場合は、使っているツールの利用規約で、出力の扱いと商用での利用の条件を確かめておきましょう。

あわせて、自社にAIの利用ルールがあるかを確かめます。総務省の調査では、生成AIのリスク対策として全社的な指針やガイドラインを整備している日本の企業は41.1%でした（出典：総務省『令和8年版 情報通信白書』懸念されるリスク及びリスク対策のための取組状況）。使ってよいツール、入力してよい情報、確かめる手順が決まっていなければ、次の章の進め方の中で決めておきましょう。

その作業はAI向き？6つの問いで棚卸しする

最初にAIを活用する作業は、効果が出やすく、誤りに気づきやすいものを選ぶのが近道です。気になっているExcelの作業を1つ思い浮かべ、次の6つの問いに「はい」か「いいえ」で答えてみてください。

「はい」の数で、次のように活用の進め方の目安がわかります。

問い6が「いいえ」の作業は、AIで数式やマクロを作っても、前後の手作業が残りやすくなります。この場合は、このあとのExcelの外の仕組みを考える目安も参考にしてください。

削減できる時間の試算のしかた

AIを活用すると、作る時間は短くなりますが、頼む時間と確かめる時間が新しく加わります。社内で試す作業を選ぶときや、上司に活用の効果を説明するときは、次の式で前後の時間を数字にしておくと、思ったより時間が減らなかったという見誤りを防げます。

1回の作業時間は、感覚ではなく、次の1回をストップウォッチで測るのが確実です。数式やマクロを最初に作って試す時間は初回だけかかるため、毎月の時間とは分けて書きます。活用の効果を見るときは、最初に作る時間と毎回の確かめる時間を引いてから比べることが大切です。

3つの作業で試算した例

式に数字を入れると、次のようになります。数字はすべて計算の流れを示すための仮の数字です。自社の作業は、測った時間に置き換えてください。

この例では、最初に作る時間の合計420分を、毎月減る670分で1か月目のうちに取り戻せる計算です。毎日くり返す入金の消し込みは、月に1回の作業より毎月減る時間が大きくなります。逆に、毎回条件が変わる1回きりの作業は、頼む時間と確かめる時間がかかるぶん、活用の効果が小さくなりがちです。減った時間に1時間あたりの人件費を掛ければ、金額に直して比べることもできます。

入力してよい情報を3段階で決める

Excelの作業でAIを活用するルールには、使ってよいツール、入力してよい情報、確かめる手順、マクロを動かす前の手順、作ったものの残し方の5つを入れておくと安心です。入力してよい情報は、次のように3つに分けると、担当者が迷わずに判断できます。

迷う情報が出てきたら、だれに相談するかも決めておきます。区分の表は、社内の共有フォルダなど、担当者がすぐ見られる場所に置いておきましょう。

1つの作業から小さく始める5ステップ

棚卸しで「はい」の多かった作業を1つ選び、次の順に活用を進めます。

研修では、頼み方と確かめ方を教える

研修では、ツールの操作よりも、頼み方と確かめ方を中心に教えます。実際の業務のファイル（個人情報を消したもの）を使い、指示文を書く、結果を確認項目の表で確かめる、手順書に残す、までを一度通して体験してもらうと、職場に戻ってすぐ使えます。

研修のあとは、うまくいった指示文と確認項目の表を、社内の共有フォルダやチャットで集める場所を作りましょう。活用のしかたを共有する場所があると、詳しい一人に頼る状態から抜け出しやすくなります。社員向けの研修の選び方は 企業向けAI研修おすすめ15選 も参考にしてください。

全社に広げるときにつまずきやすいところ

1つの部署で活用がうまくいっても、ほかの部署に広げる段階で止まることがあります。よく起きるのは次の4つです。どれも、広げる前に決めておけば避けられます。

広げるときは、活用の効果を測れた作業から1つずつ、手順書と一緒に渡していくのが確実です。部署ごとに一から試し直すより、うまくいった活用の形を写すほうが早く定着します。

Excelの外の仕組みを考える目安

Excelの中でAIを活用しても、手作業が残る場合があります。毎月の作業が会計ソフトや販売管理のシステム、メールとつながっている場合や、扱うデータが増えてファイルが重くなってきた場合、いくつもの部署が同じファイルを同時に直す場合です。

こうしたときは、Power Automateでの自動化や、業務のシステムとの連携を考える目安になります。どこまでをExcelで続け、どこからを仕組みにするかは、作業の量と、確かめる手間の大きさで決めましょう。AI導入の全体の費用の目安は AI導入の費用相場 でまとめています。

自社だけで進めるか、外部に相談するかの判断軸

では、どこまでを自社だけで進められるのでしょうか。エクセルの中で完結する作業なら、この記事の手順で自社だけでも十分に始められます。迷ったときは、次の4つの軸で今の状況を当てはめてみてください。

右の列が2つ以上当てはまるなら、Excelの使い方を変えるだけでは足りず、仕組みのほうを変える段階です。その場合も、先に自社でAI活用を小さく試しておくと、何を頼みたいのかがはっきりし、相談も進みやすくなります。

相談の前に整理しておく質問リスト

外部に相談すると決めたら、次の6つを社内で整理してから臨みましょう。左の列を埋めておくと、相談の場で右の列の質問に時間を使えます。棚卸しの答えと試算の表を一緒に渡すと、話が早く進みます。

とくに最後の「終わったあと社内に何が残るか」は、指示文や手順書、確かめ方が自社の手元に残るかどうかで、その後の広げやすさが変わる大事な問いです。