請求書の発行・入金の消込・記帳を、AIの下書きと人の確認に切り替えた事例

1. これまで

   請求と記帳は、経理担当者と代表者の手作業だった

   請求書は過去の請求書を見ながら作り、受け取った請求書はメールから探してGoogleドライブに保存し、仕入れや支払いの金額と突き合わせていました。会計ソフトの自動登録で入るのは支払いの半分ほどで、残りは明細を見ながら手で入れていました。

2. 2025年6月〜

   記帳と消込がたまり始めた

   手が回らない月は記帳と入金の消込が後回しになり、2026年3月の時点で10か月分が終わっていない状態になりました。

3. 2026年3月

   AIで突き合わせと記帳を始めた

   たまっていた10か月分を、AIが明細と帳簿を突き合わせて3日間で登録し、その後の約1週間で人が確かめました。受け取った請求書の保存と紐づけも、このときからAIに任せています。

4. 2026年8月

   請求書の下書きもAIに任せ始めた

   同じ取引先の直近の請求書から下書きを作る手順を、一部の請求書で使い始めました。送るのは今も人です。

1. 01

   単価を過去の請求書から拾っていた

   請求書は、過去の請求書を見ながら、件名・単価・支払期日を入れて作っていました。月約30件で1件約8分（概算）。単価の改定があった取引先で改定前後の単価を取り違え、取引先の指摘を受けて出し直したことがあります。

2. 02

   受け取った請求書の保管と突き合わせが手作業だった

   外注先などから届く請求書は月約40件あります。メールを探してGoogleドライブに保存し、実際の仕入れや支払いの金額と1件ずつ突き合わせていました。保存と突き合わせで月約4.7時間（概算）です。

3. 03

   月約150件の記帳が、月内に終わらなかった

   銀行3口座と法人カード5枚の明細を見ながら、会計ソフトに1件ずつ入れていました。手が回らない月は後回しになり、10か月分の記帳と入金の消込が終わっていない状態になりました。

4. 04

   会計ソフトの自動登録では足りなかった

   会計ソフトには、明細から自動で取引を登録する機能があり、前の年度は支払いの取引の半分ほどをこれで登録していました。ただ、登録のルールでは対応できない取引が多く、残りは手で入れていました。この機能は、今回の見直しで使うのをやめました。

1. 01

   工程の洗い出し

   請求から記帳までを、6つの工程に分けた

   請求書の発行、受け取った請求書の保存、支払いとの突き合わせ、明細からの記帳、入金の消込、月末の確認に分け、経理担当者と代表者のどちらが何をしているかを書き出しました。

   できたもの工程表（6工程・担当つき）

2. 02

   工数の算出

   件数と1件あたりの時間から、月の時間を出した

   予定表の記録と月の件数から、工程ごとの時間を出しました。合わせて月に約21時間（概算）。いちばん大きいのは、月約150件の記帳でした。

   できたもの工程ごとの時間表（月 約21時間の内訳）

3. 03

   データ整備

   明細の取り出し方と、突き合わせの条件を決めた

   銀行3口座・カード5枚の明細ファイルの取り出し方、受け取った請求書の保存先と名前のつけ方、突き合わせの条件（金額が一致し、日付の差が前後5日以内）を決めました。

   できたもの明細の取り出し手順、請求書の保存先フォルダと名前の決まり、突き合わせの条件

4. 04

   構築

   AIと会計ソフトをつなぎ、下書きから消込までを任せた

   AIと会計ソフトを連携機能（API）でつなぎ、請求書の下書き、請求書の保存と紐づけ、明細と帳簿の突き合わせ、入金の消込をAIが行う流れを作りました。新しい取引先の登録と、締めた年度の帳簿の書き換えはAIにさせません。

   できたもの請求書の下書き・保存・突き合わせ・消込の手順書

5. 05

   業務の削減

   人の作業を、確かめて送ることに絞った

   経理担当者は、請求書の確認と送付、条件に合わず「要確認」の印が付いた取引だけを見ます。代表者は、月末に処理の一覧を確かめるだけになりました。

   できたもの月の作業 約21時間 → 約4.5時間（概算）

人が行う工程AI・プログラムが行う工程

• 月の作業時間（請求・保管・突き合わせ・記帳・消込の合計）

  数値はいずれも概算

  変化は約16.5時間減年 約200時間

  前約21時間

  後約4.5時間

  経理担当者と代表者が手を動かす時間。1件あたりの時間に月の件数（請求書約30件、受け取る請求書約40件、記帳約150件、消込約40件）を掛けた計算

• 人件費に換算した月の費用

  数値はいずれも概算

  変化は約4.9万円減年 約59万円

  前約6.3万円

  後約1.4万円

  時給3,000円と置いて計算

• 請求書1件の作業時間

  数値はいずれも概算

  変化は約6分減（見込み）

  前約8分

  後約2分（見込み）

  後は、AIの下書きを確かめて送る時間の見込み

• 受け取った請求書の保存と突き合わせ（月約40件）

  変化は約4.7時間減（概算）

  前約4.7時間（概算）

  後人の作業なし

  AIが保存と紐づけを行う。紐づかなかったものは「要確認」として、記帳の確認の中で人が見る

• 道具代（月額）

  変化はAIの利用料の分が加わる

  前8,008円

  後8,008円＋AIの利用料のうち経理の分

  会計ソフトは前から契約しているもので、料金は増減なし。AIは会社全体の定額契約（月約1.8〜2.0万円）を他の業務と共用しており、経理の分は切り分けていない

• たまっていた記帳と消込

  前10か月分が終わっていない状態

  後3日間で登録し、その後の約1週間で確認

  2025年6月〜2026年3月分。2026年1〜3月分は、銀行明細と帳簿の取引が全件一致した（突き合わせ率100%）